Værktøjer til lønbogholderi
Når virksomheden ansætter nye medarbejdere, skal deres stamoplysninger oprettes i de systemer, som virksomheden benytter til personaleadministration. Det er vigtigt at oplysningerne løbende indhentes og vedligeholdes i systemerne. Det er af afgørende betydning, at informationerne er på plads inden første lønudbetaling.
Der skal løbende ændres på oplysning om medarbejderne i lønsystemet, det kan være når en medarbejder skifter ansættelsesvilkår, adresse, bank eller der sker lønregulering på grund af ny overenskomst- og eller lokalaftale, eller på grund af individuelle lønreguleringer.
Ud over de faste oplysninger, er der i forbindelse med enhver lønudbetaling nogle variable løndele som skal registreres på de rigtige lønkoder, for at blive behandlet korrekt i lønsystemet af hensyn til skatteberegning og bogføring af lønnen.
Hvis virksomheden har et tidsregistreringssystem til opsamling af data, skal registreringer derfra enten indlæses eller manuelt registreres i lønsystemet for at danne grundlag for lønudbetaling.
Når data til en lønbehandling er på plads, skal det kontrolleres, at den beregning som lønsystemet laver, er korrekt i forhold til, hvad medarbejderen har krav på at få udbetalt i den enkelte lønkørsel.
Lønnen skal på den ene eller anden måde sendes til udbetaling vi bank eller Nets. Der er nogle helt bestemte deadlines som skal overholdes for at lønnen udbetales på det tidspunkt, som det er aftalt med medarbejderne i deres ansættelseskontrakt.
Når lønnen er kørt færdig, skal den indberettes til eIndkomst/SKAT. Indberetningen sker enten automatisk eller ved upload af fil fra lønsystemet til SKAT.
Løndata skal bogføres i finanssystemet. Det kan ske enten automatisk fordi lønsystemet er en integreret del at et ERP-system, via upload af fil eller ved manuel registrering i finanssystemet.
Når lønnen er udbetalt, indberettet til SKAT og bogført, skal det afstemmes om de tre systmer stemmer overens. Det vil sige at det som lønsystemet har udbetalt, også er det, som her bogført og indberettet til SKAT.
I forbindelse med sygdom, ulykke og orlov af den ene eller anden slags, skal der med hensyntagen til deadlines og regler for refusion registreres anmeldelse af fraværet og anmodning om refusion.
Danmarks Statistik har krav på at få oplysninger om medarbejderes ansættelsesvilkår og udbetalinger. Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor ofte og hvilke oplysninger der skal indberettes. Ofte vil der skulle indberettes oplysninger hvert kvartal + én samlet indberetning når et kalenderår er gået. Derudover skal nogle virksomheden ligeledes én gang om ¨ret indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik.
Der vil typisk være rapporter eller udtræk til regneark, som skal leveres til økonomiafdelingen, pensionsselskaber, revision og andre interessenter. Det kan være, at det skal ske efter hver lønudbetaling eller med andre intervaller – f.eks. i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab.
Hvis der er overenskomst, vil der løbende være behov for at læse og fortolke, hvilket regler der er gældende i bestemte situationer, for at sikre, at medarbejderne bliver aflønnet i henhold til gældende overenskomst.